یک دفتر کار تمیز، یک دفتر کارآمد است، اما در دفتری که کارمندان زیادی در آن مشغول هستند، به راحتی محیط کثیف و بی‌نظم می‌شود. وقتی هر فردی روی کار خود متمرکز است، ممکن است احساس کند زمانی برای تمیز کردن قهوه ریخته شده خود یا گردگیری میز خود ندارد.
متأسفانه، نادیده گرفتن نظافت دفتر کار می‌تواند به سرعت منجر به کاهش بهره وری، نیروهای بی علاقه و از دست دادن مشتریان شود. نظافت دفتر کار را می‌توان به راحتی نادیده گرفت، اما باید توجه کرد که نظافت دفتر کار بخش مهمی از یک شرکت موفق است.
گاهی اوقات حتی دشوار است که بدانید برای تمیز نگه داشتن یک دفتر کار از کجا شروع کنید، بنابراین ما هفت نکته را گردآوری کرده‌ایم تا دفتر کار شما ظاهر و احساسی شبیه به یک مکان تجاری داشته باشد که شایسته احترام و نویدبخش آینده‌ای پر از موفقیت است. چک لیست ها و نکات زیادی برای نظافت دفتر وجود دارد، اما در اینجا چند ترفند بسیار موثر در تمیز کردن دفتر شما وجود دارد.
فرهنگ اداری برای تمیزی داشته باشید
این نکته احتمالاً مهمترین نکته است، به همین دلیل است که ابتدا به آن اشاره می‌کنیم. اگر بتوانید به همه کارمندان کمک کنید تا اهمیت تمیز نگه داشتن فضای کاری و برداشتن گام‌های اضافی برای تمیزی مکان‌های مشترک را درک کنند، نظافت دفاتر بسیار آسان‌تر می‌شود.
مطمئن شوید که همه کارمندان جدید متوجه شده اند که مرتب بودن بخش بزرگی از کار آنهاست. بهتر است تمیز کردن را اجباری نکنید، بلکه باید آن را به یک کار تیمی و سرگرم کننده تبدیل کنید که همه در کارهای تمیزکاری شرکت می‌کنند و به آن افتخار می‌کنند.
به تمیزترین همکاران‌تان جوایزی بدهید، اگر دیدید که همکاران در حال تمیز کردن یک منطقه مشترک هستند، از آنها تقدیر کنید. با تقدیر از کارهای مثبت گروهی تمیزکاری، کارمندانتان از انجام کارهای تمیزکاری لذت خواهند برد.
لوازم نظافت را به راحتی در دسترس قرار دهید
بهترین کار این است که هر کارمند بتواند لوازم نظافتی خود را داشته باشد، مانند پاک کننده صفحه نمایش و دستمال مرطوب ضد عفونی کننده روی میز کار خود.
ممکن است تهیه لوازم تمیزکاری برای همه کارمندان هزینه زیادی به نظر برسد، اما تمیزکاری بیشتر که منجر به آن می‌شود ارزش آن را دارد. در مکان‌های مشترک باید به راحتی جارو، ظرف غبارگیری، مایع ظرفشویی، دستمال کاغذی، دستمال مرطوب ضد عفونی کننده و شیشه پاک کن را پیدا کرد.
بهتر است همه این لوازم در یک مکان شناخته شده باشند. اگر کسی خرابکاری کند و پیدا کردن وسایل مناسب برای تمیز کردن آن دشوار باشد، به احتمال زیاد آن را به شخص دیگری به این بهانه که کارهای مهم تری برای انجام دادن دارد، واگذار می‌کند. اگر لوازم را به کارمندان خود بدهید، آنها از آنها استفاده خواهند کرد و دفتر بسیار تمیزتر خواهد شد.
دفع روزانه زباله‌ها
هیچ چیز بدتر از یک سطل زباله بدبو نیست. تنها راه جلوگیری از این امر این است که زباله ها را در پایان هر روز کاری بیرون برده و در سطل‌های زباله شهرداری بیاندازید، به این ترتیب یک شب در دفتر کار شما نمی‌ماند و به یک مشکل بزرگ تبدیل نمی‌شود.
هر کارمند باید یک سطل زباله کنار میز خود داشته باشد و هر روز سطل آشغال خود را در ظرف زباله اصلی شرکت خالی کند. یک قانون خوب این است که هرگاه چیزی خیس یا حاوی ضایعات غذا را در سطل زباله انداختیم، بهتر است سریع‌تر آن را خالی کنیم.
اجازه دهید کارمندانتان تصمیم بگیرند که چه کسی زباله‌ها را هر روز بیرون می‌برد. هر روز یا هر هفته نوبت را بچرخانید، یا هر طور که تیم شما فکر می‌کند بهتر است، این کار را انجام دهید. اما مطمئن شوید که آنها می دانند که بیرون بردن روزانه زباله‌ها امری حیاتی است. هیچ چیز بیشتر از بوی سطل زباله مشتری را از شرکت شما دور نمی‌کند!
کف دفتر کار را تمیز کنید
جارو کردن یا طی کشیدن باید دو یا سه بار در هفته انجام شود. با ورود و خروج افراد متعدد و بازگشت به داخل، آنها همیشه خاک را از بیرون وارد می کنند. به سختی می توان متوجه کثیفی کف دفتر کار شد، زیرا همه کفش می پوشند. اما کثیفی وقتی ناخودآگاه به میدان دید شما وارد می‌شود، می‌تواند حواس پرتی ایجاد کند.
همچنین سطوح کثیف می‌توانند کثیفی را در هوا معلق کنند و در نتیجه سطوح دیگر نیز کثیف می‌شود. بهتر است روزهایی را برای تمیز کردن کف دفتر کار تعیین کنید، مثلاً چهارشنبه ها و یکشنبه‌ها. البته در صورتی که فاجعه ای اتفاق نیفتد، تمیز کردن فقط یک بار در هفته می‌تواند کافی باشد.
باز هم، مهم است که همه کارکنان مسئولیت تمیز کردن مناطق مشترک را به عهده بگیرند و به خودشان درباره تمیزکردن محدوده شخصی خود تصمیم بگیرند. کفپوش ها یکی از سخت ترین و مهم ترین عناصر برای نظافت در یک اداره هستند، اما با کار گروهی و یک روال منظم، تمیز باقی می مانند.
چراغ ها را تمیز کنید
تمیز نگه داشتن روشنایی بالای سر واقعا یک چالش است. لازم نیست این کار به اندازه کارهای دیگر لیست تکرار شود، بلکه مهم است و اغلب نادیده گرفته می‌شود. گرد و غبار به راحتی در داخل وسایل روشنایی جمع می‌شود و ظاهری تیره ایجاد می‌کند که می تواند منجر به بهره وری کمتر شود.
این مرحله احتمالاً به یک نردبان نیاز دارد تا با خیال راحت دست‌تان به چراغ ها برسد. در حین تمیز کردن لامپ ها، همچنین می‌توانید از کار کردن همه لامپ‌ها مطمئن شوید و اگر متوجه شدید که لامپی سوخته است، آن را جایگزین کنید. نورپردازی در دفتر بسیار مهم است، اگر نور کافی و مناسب وجود نداشته باشد، کارمندان شما در حین کار خسته می‌شوند. با تمیز نگه داشتن لامپ‌ها، در واقع از چشمان کارمندان خود محافظت می کنید. همچنین نور کافی، می‌تواند قدرت شما را به رخ مشتریان‌تان بکشد.
دستورالعمل‌هایی برای تمیز کردن فضای شخصی تنظیم کنید
مهم است که کارکنان دستورالعمل‌هایی برای تمیز کردن فضای اطراف خود داشته باشند. صفحه نمایش‌ها باید تمیز نگه داشته شوند، صفحه کلیدها باید به طور مرتب گردگیری شوند، کاغذها باید مرتب شوند، کشوها باید مرتب باشند و صندلی ها باید هر هفته تمیز شوند. یک راه عالی برای اطمینان از تمیز ماندن فضای شخصی کارکنان، برگزاری مراسم جشن و عکاسی دسته جمعی است، به این ترتیب آنها باید اطراف خود را تمیز و مرتب کنند. اگر هر کارمندی اطراف خود را تمیز نگه دارد، همه دفتر کار تمیز و مرتب خواهد بود.
از شرکت خدمات نظافتی حرفه‌ای کمک بگیرید
شرکت نظافتی را پیدا کنید که به صورت تخصصی در نظافت شرکت نیز فعالیت داشته باشد و از آنها بخواهید که به صورت منظم نظافت شرکت شما را برعهده بگیرند. استفاده از خدمات شرکت‌های نظافتی برای شرکت‌ها بسیار مقرون به‌صرفه است. اگر بیشتر کارکنان شرکت شما خانم هستند، می‌توانید از شرکت‌های خدماتی بخواهید تا نظافتچی خانم به شرکت شما اعزام کنند. همچنین در صورتی که کارهای نظافتی سنگینی در شرکت شما وجود دارد، می‌توانید نظافتچی آقا رزرو کنید.